Domy opieki, schroniska, jadłodajnie - to tylko przykład placówek, które u podstaw swojej działalności opierają się o pomoc ludzi dobrego serca, których nie brakuje dookoła nas. Jak pogodzić czas pracy z niesieniem pomocy? Czy można połączyć obie te sfery? Jakie przepisy prawa regulują kwestie wolontariatu pracowniczego? Na te i inne pytania odpowiada Marta Kędzierska - Krajowy Koordynator ds. Wolontariatu Fundacji Castorama w rozmowie z Ogólnopolską Siecią Centrów Wolontariatu.
Marta Kędzierska - Krajowy Koordynator ds. Wolontariatu Fundacji Castorama. Od lat działa w poznańskiej Fundacji Pomocy Dzieciom „Tak po prostu”, która wspiera domy dziecka.
O.S.C.W.: Jeśli firma do tej pory nie realizowała wolontariatu pracowniczego i chciałaby zacząć, to czy musi najpierw przeprocesować regulaminy itp. czy może po prostu zacząć?
M.K.: Potrzeba pracy wolontaryjnej rodzi się najczęściej wśród samych pracowników, którzy z naturalnej dobroci serca, chcą po prostu pomóc innym ludziom, znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej, często w ramach swojej społeczności lokalnej. Obok rodziny i przyjaciół to właśnie koleżanki i koledzy z pracy są najbliższą wspólnotą, w której szybko i łatwo można się wspólnie zorganizować. Niemniej jednak nieocenionym wsparciem w działaniach wolontaryjnych jest pomoc pracodawcy, który w porę zauważy i zrozumie taką potrzebę pracowników, a co najważniejsze stworzy optymalne warunki do rozwijania tej działalności w swojej organizacji. W Castorama tak właśnie się stało, gdyż nasza firma pomogła nam, pracownikom, zbudować ramy dla tej oddolnej formy działalności. Dzięki pomocy pracodawcy udało nam się stworzyć regulamin, zapewnić pomoc prawną, materialną, a także ustrukturyzować tę formę zaangażowania dając każdemu z pracowników możliwość przeznaczenia 24 godzin rocznie, w ramach czasu pracy, na dowolną inicjatywę charytatywną. Jasne zasady wolontariatu pracowniczego dały nam poczucie transparentności i bezpieczeństwa prowadzonych przez nas działań. Stworzony w Castorama kompleksowy program wolontariatu jest też gwarancją zgodności jego postanowień z przepisami prawa pracy.
Ekipa z Castorama Stalowa Wola wyremontowała Placówkę Opiekuńczo Wychowawczą "Promyk" w Janowie Lubelskim.
M.K.: Ustalenie zasad działania wolontariatu i sformułowanie ich w formie odrębnego dokumentu (jak regulamin) wymaga czasu i dużego zaangażowania. Niezwykle istotne jest dokładne przemyślenie i sprecyzowanie konkretnych kwestii, a zwłaszcza kierunku, w jakim chce podążać organizacja, tak aby polityka wolontariatu była zgodna z misją i wizją firmy oraz wyznawanymi przez nią wartościami. Nie bez powodu zatem w Castorama, obszar działań naszych wolontariuszy wpisany jest w szerszą strategię zrównoważonego rozwoju i stanowi jej bardzo istotny element. Łatwo dostępny i prosto zdefiniowany regulamin daje naszym pracownikom jasne wytyczne, jak postępować w konkretnych sytuacjach. Regulamin odpowiada m.in. jak kwalifikować nagłe zdarzenia i wypadki w ramach godzin pracy wolontaryjnej, jak traktować usprawiedliwienia nieobecności i kiedy przysługuje zachowanie prawa do wynagrodzenia, określa limit godzin pracy w tej formie, a także precyzuje w jakich sytuacjach pracownikowi należą się np. diety czy ewentualny zwrot kosztów w związku z jego zaangażowaniem w inicjatywę charytatywną.
O.S.C.W.: Jeśli w regulaminie wolontariatu pracowniczego były zapisane np. 2 dni w ramach firmowego programu wolontariackiego to czy w nagłych sytuacjach, gdy potrzeby potrzeby społeczne oraz gotowość do pracy wolontaryjnej wśród pracowników są większe, trzeba zmieniać regulamin, czy po prostu można pozwolić na wolontariat indywidualny dodatkowo?
M.K.: Po wyczerpaniu limitu godzin, jakie organizacja oferuje na pracę wolontaryjną, pracodawca może oczywiście rozważyć wprowadzenie dodatkowego, tymczasowego i wykraczającego poza ramy programu wolontariatu rozwiązania, dopasowanego do tej konkretnej okoliczności. W ostatnim czasie przykładem tak szczególnych okoliczności jest wybuch wojny w Ukrainie. Odruch serca i ogromna chęć niesienia pomocy obywatelom Ukrainy przybywającym do Polski sprawiły, że ludzie pragnęli angażować się w pracę wolontaryjną nie tylko w ramach swojego czasu wolnego, ale również w ramach czasu pracy. Gdy na skutek tak wyjątkowo trudnych i nieprzewidzianych zdarzeń pracodawca zechce, w miarę możliwości, rozszerzyć dotychczasowy zakres zaangażowania społecznego pracowników, może to zrobić na kilka sposobów. Działania wolontaryjne prowadzone w ramach czasu pracy mogą być wspierane poprzez udzielenie godzinowej lub dziennej nieobecności usprawiedliwionej. Nieobecność może być określona jako niepłatna lub płatna, co w drugim przypadku oznacza zgodę pracodawcy na świadczenie pomocy przez pracowników z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Ważna jest przejrzysta i jasna komunikacja ram dodatkowego zaangażowania, która będzie sprzyjać rozwijaniu działań społecznych i wolontariatu w organizacji.
Cieszyn - tam wolontariusze Castoramy remontują schronisko dla czworonogów.
O.S.C.W.: Jeśli pracownicy biorą udział w wolontariacie indywidualnym to jak mają go udowodnić przed pracodawcą?
M.K.: Zgoda oraz wsparcie organizacyjne pracodawcy oraz bezpośredniego przełożonego na działanie w ramach indywidualnego wolontariatu to podstawa, jednak nie można zapomnieć o odpowiednim potwierdzeniu i udokumentowaniu pracy wolontaryjnej. Dzięki temu pracownik będzie mógł spokojnie działać, nie martwiąc się o rozliczenie czasu spędzonego poza miejscem pracy. Pomogą w tym dokumenty i procedury, które powinny być objaśnione we wspomnianej komunikacji, a przede wszystkim przejrzyste i przyjazne, aby niezbędne formalności nie zniechęcały wolontariuszy. Przed wyjściem na wolontariat pracownik musi zadbać o wypisanie odpowiedniego wniosku, w sposób przyjęty w danej organizacji, na przykład poprzez system grafikowy. Po zakończonej akcji wolontariatu pracowniczego niezbędne jest dostarczenie, w zależności od przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności, zaświadczenia o odbyciu wolontariatu, które stanowi podstawę rozliczenia. Takim zaświadczeniem może być umowa o wolontariat zawarta między pracownikiem a organizacją charytatywną, w ramach której pomagał. Jeśli taka umowa nie została zawarta, pomocne będzie przykładowo zaświadczenie o odbyciu wolontariatu na druku przygotowanym przez pracodawcę lub druku organizacji na rzecz której wykonywany był wolontariat.
O.S.C.W.: Jeśli pracownik jest na indywidualnym wolontariacie nie mając np. możliwości potwierdzenia go to jeśli cokolwiek się stanie, kto bierze odpowiedzialność, jak taki wypadek jest traktowany, kto ponosi koszty?
M.K.: W społecznym zaangażowaniu najważniejsza jest potrzeba, wspomniany odruch serca podyktowany empatią, a później radość i satysfakcja z efektów pomocy. Regulamin, określone ramy działalności wolontaryjnej i ich zgodność z prawem pracy to nieoceniona wartość, jaką daje wolontariat pracowniczy. Jeśli pracownik jest aktywny w ramach wolontariatu indywidualnego poza pracą i poza programem wolontariatu pracowniczego – odpowiedzialność za ewentualne wypadki naturalnie nie leży po stronie pracodawcy, tylko pozostaje w gestii organizatora wolontariatu. Gdy pracodawca umożliwia działania w ramach wolontariatu pracowniczego należy uznać, że ewentualny wypadek stanowić będzie wypadek przy pracy. Zgodnie z art. 9. Ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w takiej sytuacji zasiłek chorobowy i świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego przysługują w wysokości 100% podstawy wymiaru.
O.S.C.W.: Jak w praktyce wygląda wolontariat pracowniczy, a dokładniej - jakie są efekty tej pracy?
M.K.: Tutaj warto przytoczyć jedną z ostatnich akcji w ramach wolontariatu pracowniczego realizowanego przy okazji rewitalizacji ogrodu w jednym z hospicjów dla dzieci i młodzieży w Gdyni. Można śmiało stwierdzić, że za zrywem pracowników do pomagania stała empatia skierowana do młodych pacjentów, natomiast efekty wolontariatu pracowniczego przerosły oczekiwania samych gospodarzy rewitalizowanego obszaru. Pytając samych zaangażowanych o powody podjęcia tego dodatkowego trudu, często można było usłyszeć, że "warto pomagać". Zatem można, na tym przykładzie, wskazać dwa główne efekty wolontariatu pracowniczego, tj. wzrost zaangażowania pracowników, a także aktywna zmiana otoczenia na lepsze.
